Надоело сводить отпуска вручную?

• Нужно учесть выходные и праздничные дни по каждому …
• А вот тут не должно быть «накладки» между коллегами одного отдела …
• Блин, еще подготовить печатную версию отпусков …

Формирование отпусков действительно занимает не мало времени — часы, а где-то и несколько дней, потому что совмещаешь эту задачу между другими делами.

Я сам ни раз составлял отпуска, видел как составляют другие и заметил одну и ту же логику:

• Пересоздание графика каждый год (приходится либо очищать данные и заполнять заново, либо делать копию — в результате эти таблицы копятся из года в год).
• Функционал частично ручной (если не полностью)
• Примитивный дизайн, не удобный для восприятия

В этой статье я опишу свой файл графика отпусков, в котором нужно заполнить только 4 поля по каждому сотруднику, а остальное сделает таблица.

Сама таблица состоит из 4 вкладок:

1. Справочник

Здесь вам нужно лишь один раз указать:

• Список всех ваших сотрудников
• Их должности и отделы
• Все праздничные и выходные дни, которые действуют именно в вашей компании (основные виды отпуска уже есть, но их можно изменить или добавить свои).

Эти данные станут фундаментом для автоматических расчетов по всей таблице

2. Журнал отпусков

Это сердце вашего планирования!
Здесь всё максимально интуитивно:

• Просто выберите нужного сотрудника из списка (должность появится сама)
• Укажите дату начала его отдыха
• Введите, сколько дней продлится отпуск
• И выберите вид отпуска (основной, учебный и т. д.)

Самое приятное:
дата окончания отпуска появится автоматически, ведь таблица уже знает все ваши выходные и праздники.

Данную вкладку можно вести бесконечно, для удобства скрывая или группируя прошедшие периоды

3. График: Вся картина отпусков как на ладони
Добро пожаловать во вкладку «График» — это настоящий центр управления вашими отпусками! Здесь всё работает автоматически, и вы сразу видите всю необходимую информацию в удобном формате:

Наглядная диаграмма Ганта:

• Отпуска всех сотрудников отображаются наглядной лентой, как на интерактивной временной шкале. Мгновенно видно, кто, когда и на сколько отсутствует.

Четкая структура:

• Все сотрудники удобно отсортированы по отделам, и вы сразу видите их должности. Никакой путаницы!

Год перед глазами:

• Вся таблица охватывает весь год, а месяцы удобно разделены цветом для лучшего восприятия. Вы также видите все числа и дни недели, где выходные и праздники выделены особым цветом.

Цветовая индикация типов отпуска:

• Виды отпуска подсвечиваются своим цветом: основной — зелёным, дополнительный — жёлтым, а учебный — синим (он, кстати, не учитывается в общем количестве дней отпуска). Это помогает быстро ориентироваться.

Мгновенная «загрузка» по отпускам:

• В каждом дне наглядно показывается, сколько сотрудников одновременно в отпуске, а цвет ячейки меняется в зависимости от интенсивности загрузки. Это позволяет избежать «узких мест» в планировании.

Автоматический учёт дней:

• Напротив каждого сотрудника вы сразу видите, сколько дней отпуска запланировано, сколько уже прошло и сколько осталось. Таблица сама подсветит, если вы запланировали больше 28 дней отпуска, обращая ваше внимание на важные детали.

История по клику:

• Хотите посмотреть данные за прошлые годы? Просто выберите нужный год — и таблица моментально покажет всех сотрудников, которые работали в тот период, и их отпуска за выбранный год. Никаких архивов и сложных поисков!

4. Форма Т-7
Здесь всё максимально автоматизировано.
Вам нужно единожды заполнить основные поля с информацией о вашей компании — и всё! Остальное таблица сделает сама:

Готовый список сотрудников:

• Автоматически сформирует отсортированный список всех ваших сотрудников.

Отпуска по блокам:

• Каждый отпуск будет разбит на удобные блоки (всего 4), где чётко указаны даты «от» и «до», а также количество запланированных дней для каждого периода.

Общий итог:

• Сразу увидите общее количество запланированных дней отпуска для каждого сотрудника.

История по годам:

• Нужно распечатать форму Т-7 за прошлый год? Просто переключите год, и таблица моментально обновит все периоды, подставив актуальные данные.

Это идеальное решение для быстрого согласования отпусков и ознакомления сотрудников, экономящее ваше время на подготовке документов.

Итог

Я постарался максимально подробно описать логику работы таблицы.

Если вы дружите с Google Таблицами и любите разбираться, вы можете попробовать создать что-то похожее, используя мои примеры и советы из статьи или заказать уже готовый умный график отпусков на Гугл таблицах.